Existem alguns fatores que envolvem a gestão financeira que merecem uma atenção redobrada por parte de seus gestores.
Para não cair nessa estatística das empresas falidas leia esse material e saiba o que fazer.
O que você vai ver nesse post:
1. Planejamento e controle financeiro.
Toda empresa ao ser constituída deve elaborar primeiramente um plano de negócios e dentre os principais tópicos desse plano está o planejamento e controle financeiro. O erro mais comum por parte dos gestores das pequenas empresas é não atentar para esse detalhe.
No planejamento e controle financeiro você vai cuidar de organizar por categorias o orçamento previsto das entradas (vendas) e saídas (custos e despesas). Não se preocupar com essa fase do planejamento pode levar a empresa perder os controles, consequentemente o resultado disso é a falência.
Pró-labore
O que é pró-labore?
Pró-labore é a remuneração dos sócios ou dirigentes de uma empresa.
No planejamento uma das categorias que deve ser observado é a retirada de pró-labore dos sócios. Não determinar um valor fixo como retirada de pró-labore por parte dos sócios pode fazer com que as contas pessoais confundam com as contas da empresa.
Então, essa é a primeira medida que deve ser adotada pelo empresário. Definir o seu salário. O que acontece na maioria das vezes é que o sócio pensa que o lucro é dele e esquece que a empresa é de todos. É isso mesmo. Já parou para pensar que quando você tem uma empresa você trabalha para o fornecedor, o funcionário, o governo e você.
Com a adoção dessa sistemática de pagar o Pró-labore do sócio tem-se a ideia que o próximo passo é o sócio se organizar e fazer os próprios pagamentos pessoais de forma individualizadas de forma que não misturem as suas despesas com as da empresa.
Por fim. Deve lembrar que essa retirada tem que ser feito dentro de uma realidade, pois caso isso não aconteça a consequência é que pode faltar dinheiro no caixa podendo levar a empresa a se endividar tendo que pegar empréstimos para pagar as contas.
Pequenas despesas
As pequenas despesas devem ser previstas também no orçamento. Essas despesas por serem de pouca expressão podem esconder uma realidade que se não forem previstas podem impactar nos resultados, podendo inclusive ser objetos de gargalos financeiros.
Quais são essas pequenas despesas? Lanches esporádicos, despesas com produtos de limpeza e higiene, pequenos consertos, remédios. Esses valores devem ser informados na previsão de orçamento como despesas diversas também, quantias aplicadas em pequenos consertos ou remédios para os colaboradores.
Em um curto espaço de tempo, os pequenos gastos podem não afetar de forma significativa o orçamento da sua empresa. Entretanto, com o passar do tempo, os prejuízos se multiplicam.
Verba para marketing
Outra coisa que você deve se preocupar é com a verba para marketing. Todo negócio só tem lucro se vender e que só vende se fizer divulgação, precisa que o seu cliente conheça a sua marca.
Portanto você precisa ter uma estratégia de marketing. É ai que você deve separar no orçamento uma verba para a divulgação da sua empresa e essa verba chama-se “verba para marketing”. Dentre os marketings praticados hoje no mercado, o principal é o marketing digital, ou o marketing de relacionamento. Não esqueça essa verba no seu planejamento.
O planejamento é a base da estrutura de um plano de marketing. Além disso, é necessário que esse plano seja possível e viável financeiramente.
2 Fluxo de caixa como ferramenta principal
O fluxo de caixa é o controle das entradas e saídas financeiras de uma empresa ou pessoa física. O acompanhamento do fluxo de caixa é uma das ações mais importante na gestão de uma empresa, quer seja, essa empresa pequena média ou grande.
Para um acompanhamento do fluxo de caixa é utilizado mecanismo de controles que pode ser através uma planilha em Excel ou através de software financeiro (ERP). A opção por um ou o outro depende do tamanho da empresa e do formato de gestão, quanto mais automatizado melhor.
Inadimplência como fator negativo do fluxo de caixa
A inadimplência é o gargalo financeiro das empresas, principalmente as de pequeno porte que não tem uma estrutura adequada para cobrança. A inadimplência afeta o fluxo de caixa da empresa e para amenizar essa situação o ideal é que se tenha um sistema eficiente que controle não só as contas a receber, como também as contas a pagar.
Aqui na nossa empresa de contabilidade temos uma parceria com a empresa de software Conta Azul, que disponibiliza o sistema, através de assinatura mensal, que cabe no orçamento da sua empresa, ferramenta essa que nos proporciona a apresentar aos nossos clientes uma contabilidade consultiva para a gestão do seu negócio.
Portanto para que não aja surpresas o ideal é que seja feita uma reserva de recursos mensais para cobrir os eventuais buracos deixados por um cliente inadimplente. Afinal de contas a operacionalidade da empresa continua independente dos calotes.
3. DRE para acompanhamento dos resultados da empresa
A DRE (demonstração de resultado do exercício) que pode ser mensal, bimestral, ou semestral é uma ferramenta de grande importância para a tomada de decisões. É através desse demonstrativo que identificamos se a apresenta apresentou em um determinado período, Lucro ou Prejuízo.
A DRE é originalmente um demonstrativo contábil, mas os sistemas financeiros disponibilizam uma versão para análise por parte dos gestores, desde que seja alimentado cotidianamente. O sistema financeiro bem parametrizado te dar uma noção real da situação da empresa precisando apenas dos ajustes finais que são feitos pela contabilidade. O controle financeiro oferece a base de informações para a tomada de decisões de forma segura para a empresa.
O controle financeiro deve ser avaliado pelo gestor da empresa de forma contínua einteligente. Esse trabalho de revisão é necessário para que se possa avaliar os números e tomar as decisões corretas.
Acompanhe os indicadores do seu negócio e utilize-os para tomada de decisões. Assim será possível mensurar o que foi proposto como meta acompanhando os resultados e fazendo os ajustes necessários.
Segue abaixo alguns dos indicadores para o controle financeiro. Esses indicadores devem ser acompanhados de forma constante, são eles:
- Capital de giro;
- Evolução das receitas
- Inadimplência e endividamento;
- EBITDA;
A sugestão é que esses indicadores devem ser priorizados em qualquer análise financeira e contábil. Fique de olho.
4. Separação das finanças pessoais das finanças da empresa
Uma das principais causas das empresas quebrarem antes dos dois anos de existência é não separar contas pessoais das contas da empresa. Esse é um erro gravíssimo que principalmente os pequenos empresários cometem.
A grande maioria desses empresários acha que se a empresa tem o dinheiro porque não tirar para pagar as suas contas, afinal de contas ele é o dono. Grande erro. Adotando esse tipo de atitude ele está, sem perceber, atolando a empresa em dívidas, porque a partir do momento que a empresa não tem caixa para pagar as contas, porque foi extraído de forma irresponsável pelo sócio, se submete a ter que pegar dinheiro nas instituições financeiras a juros exorbitantes não comportados pela empresa.
Agindo assim as finanças da empresa passa a ter vários problemas e a principal delas é a dificuldade para mensurar os seus resultados.
Você pode achar que o fato de a empresa ter dinheiro em um determinado momento e que as vendas estão indo muito bem, você pode ir pagando as contas pessoais, mas sem perceber depara com uma situação de inadimplência altíssima fazendo com que o fluxo de caixa comece a ficar negativo, consequentemente tendo que recorrer aos bancos. Você pode pensar que a empresa está tendo lucro quando na realidade está com um tremendo prejuízo.
Portanto é necessário separar o que pessoal do que é empresa. O ideal é que determine um valor de retirada de pró-labore como mencionado anteriormente no item 1. Ao determinar um valor como retirada de pró-labore fica mais fácil fazer um planejamento, pois as despesas estão alocadas de forma correta facilitando inclusive crédito no mercado. Além disso, uma das avaliações que as instituições fazem é o fluxo de caixa e planejamento financeiro.
5. Automatização de processos
Quando a empresa opta por um controle financeiro através de sistema próprio ou no formato de assinatura os processos torna-se mais eficiente, com isso sobra tempo para outras tarefas que requer mais atenção.
Além disso, a economia de tempo, proporcionada pela automatização facilita a gestão integrada do sistema, não necessitando de planilhas separadas para análises, pois o próprio sistema disponibiliza gráficos e indicadores de fácil interpretação.
Sistema de gestão financeira, uma ferramenta de planejamento.
Com o avanço da tecnologia a empresa passa a ter um aliado nas análises dos resultados. Esse aliado chama-se “Sistema de Gestão Financeiro”, ou ERP’s, como alguns preferem.
Essa ferramenta é responsável pela compilação de informações a nível financeiro, fiscal e contábil. Ela nos possibilita o controle de fluxo de caixa, contas a receber e contas a pagar, controle de estoque, emissão de notas fiscais e conciliação bancária direto no sistema financeiro, de forma que ao ser exportado essas informações para dentro do sistema contábil tudo fica mais fácil para fechamento dos relatórios contábeis.
Uma opção para a gestão financeira é que ela pode ser terceirizada, através de uma empresa de BPO – Financeiro. Dessa forma em muitos casos e dependendo da estrutura da empresa poderá ganhar com a diminuição dos custos com pessoal.
Utilizamos e indicamos para os nossos clientes o sistema “Conta Azul”, que é uma ferramenta conhecida no mercado e de boa aceitação.
Conclusão
Você viu quais são as ações necessárias para o controle da saúde financeira da sua empresa.
Na realidade o ponto de partida para um bom controle financeiro começa com o planejamento, onde você vai determinar os seus objetivos e metas principais.
A Partir da elaboração do planejamento você vai precisar acompanhar os resultados desse planejamento. Para isso você deve adotar controles através de ferramentas que vão te orientar o caminho a seguir como por exemplo:
- Controle de fluxo de caixa;
- Acompanhamento da evolução do resultado das operações através de uma DRE – Demonstração de Resultado do Exercício.
Além disso, e um dos principais controles que você não deve desprezar é separar as finanças pessoais das finanças da empresa, senão todo o esforço será perdido.
E por último, adquirir uma ferramenta de controle financeiro, um “ERP”, com objetivo de se ter esses controles de forma automatizada, porque a partir do momento que a movimentação da empresa aumenta não dar mais para fazer de forma manual.
