O mundo dos negócios não é fácil para quem já estar no mercado, imagine para quem é iniciante. A vida dos gestores de uma empresa é muito difícil porque são muitas as obrigações no dia a dia.
Quem não tiver cuidado pode ser surpreendidos com noticias que não estavam no escopo. Como por exemplo, ser necessário ter que recorrer às instituições financeiras para cobrir o caixa negativo, ou seja, o fluxo de caixa não está sendo acompanhado.
Claro que esse não é o principal motivo para uma empresa não ter um bom desempenho em suas operações. É necessário conhecer a empresa a fundo e entender todos os processos, desde a produção, marketing, financeiro e outros mais.
O objetivo deste post é te municiar de informações que você precisa saber sobre BPO Financeiro
O que você vai encontrar neste artigo:
1. Uma breve introdução
2. O que é BPO Financeiro?
3. Quais são os serviços oferecidos pelo BPO Financeiro?
4. Em que consiste os serviços de BPO Financeiro?
5. Vantagens do BPO Financeiro
6. Desvantagens do BPO Financeiro
7. Concluindo
1. Uma breve introdução
Hoje a empresa que não se atualizar e não procurar se inovar não consegue chegar muito longe e uma das coisas que o gestor precisa saber é que o principal pilar de sustentação de uma empresa é o financeiro.
O sucesso de um empreendimento no mundo competitivo depende de uma gestão eficaz e de excelência.
Portanto, conquiste a excelência na gestão do seu negócio. Você pode fazer isso contratando os serviços de BPO financeiro para a sua empresa.
Quero contar uma pequena história:
Zito é sócio-administrador de uma pequena empresa de administração de condomínio. Quando iniciou suas atividades, trabalhava só ele e um ajudante, conseguiu alguns clientes e logo viu que precisava contratar mais pessoas.
Por ter formação em contabilidade achava que podia fazer todo o serviço de contabilidade, além do financeiro da empresa.
Os negócios começaram a desandar quando percebeu que o seu tempo estava sendo consumido com serviços operacionais e que na realidade podia está focando no estratégico da empresa e que precisava direcionar alguns dos serviços operacionais, como o setor financeiro, para uma empresa terceirizada.
A empresa de Zito que começou como micro empresa, agora estava crescendo. Isso significa que precisava de uma área financeira estruturada e ter esse departamento de forma própria custava muito caro. Para isso resolveu contratar os serviços de BPO Financeiro.
Você que está passando por problemas similares pode tomar uma decisão de organizar as finanças da sua empresa contratando os serviços de uma empresa especializada com uma prestação de serviço qualificado e com profissionais competentes,
Saiba como contratar esses serviços e ter um departamento financeiro de forma terceirizada e eficaz.
2. O que é BPO financeiro?
BPO vem do acrônimo que em inglês significa “Business Process Outsourcing”, traduzido para o português significa terceirização dos processos de negócios, no nosso caso, o departamento financeiro da empresa.
Esses serviços por se tratar de atividade meio não fazem parte das atividades fins por isso podem ser contratados de forma terceirizada.
A experiência de se contratar o BPO Financeiro faz com os gestores foquem na produtividade da empresa, consequentemente obtendo uma diminuição nos seus custos. Com isso a empresa passa a focar nas suas atividades fins.
Então, BPO Financeiro aborda a integração de todos os processos das atividades financeiras que tem como objetivo aumentar a eficiência operacional da empresa.
Quando pensamos em BPO Financeiro estamos nos referindo a dois pontos importantes nas finanças de uma empresa que são: a Gestão Financeira e a Gestão Orçamentária.
Os serviços de Gestão Financeira foca na maximização dos resultados econômicos e financeiros de um negócio,
A Gestão Orçamentária permite que os gestores olhem para o futuro e se prepare para ter uma gestão eficiente e eficaz.
A Gestão Orçamentária está entre os serviços de BPO, sendo importante saber que tanto a Gestão Financeira como a Gestão Orçamentária fazem parte de um processo que visa aumentar a rentabilidade dos negócios e crescer de maneira planejada e estruturada.
3. Quais são os serviços oferecidos pelo BPO financeiro?
A aplicação prática do BPO Financeiro inclui diferentes etapas, que dependem das necessidades de cada empresa. Os serviços basicamente são: gestão de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, gestão de documentos, emissão de notas fiscais, entre outros.
· Gestão de contas a pagar e receber
Nas contas a pagar, a rotina inclui lançar contas a pagar na plataforma financeira, podendo até mesmo realizar agendamentos no internet banking para o cliente autorizar; já o controle das contas a receber trata do lançamento das contas a receber, podendo incluir os serviços de emissão de boletos bancários e/ou notas fiscais.
· Conciliação bancária
É uma das delegações mais comuns do BPO Financeiro: fazer a conciliação diária das movimentações e de todas as rotinas financeiras do negócio do cliente, para garantir que os saldos batam sempre com o que consta no banco.
· Gestão da documentação
Você pode optar também por oferecer o serviço de arquivamento e auditoria de toda a documentação financeira, garantindo um controle ainda maior desse setor.
4. Em que consiste os serviços de BPO Finaneiro?
Os serviços de BPO Financeiro, diz respeito a oferecer a possibilidade de que seu cliente, dono de uma empresa, conte com a expertise de uma empresa contábil para assumir a responsabilidade de determinadas partes do trabalho relacionado à gestão financeira do negócio dele. A depender da estrutura, perfil e porte da empresa, o BPO financeiro pode ser a solução ideal, diante de alguns problemas comuns enfrentados, como:
· A empresa tem pessoal reduzido ou não possui um funcionário com expertise na área financeira para assumir a função;
· O processo que está sendo utilizado apresenta falhas e não há interesse e conhecimento do gestor em se envolver com essas atividades;
· O controle financeiro atual é feito manualmente, ou seja, falta um sistema adequado que otimize a execução das tarefas.
Depois de decidido pela contratação do BPO Financeiro o próximo passo é munir o sistema financeiro de todas as informações de cadastros, de clientes, fornecedores, produtos, etc.
Informações essas que podem ser inseridas através de importação de outro sistema que possa existir, ou mesmo utilizando um modelo de planilha em Excel.
É necessário delegar um profissional responsável para as funções associadas, como a conciliação bancária diária e a gestão de todas as contas com capacidade para implantação dos serviços e orientações relacionadas com todos os processos envolvidos.
5. Vantagens do BPO Financeiro
Basicamente, um serviço de BPO garante:
- Aumento de eficiência e melhoria contínua na execução dos processos;
- Obtenção de maior flexibilidade interna;
- Serviços flexíveis, o que é ótimo para atender às mudanças nas demandas do mercado;
- Controle e redução de custos com pessoal na área financeira.
Além disso, a terceirização elimina a necessidade de passar por processos de contratação de funcionários. Nesse caso irá precisar apenas de uma estrutura interna para receber o pessoal da empresa terceirizada quando necessário.
Portanto, fica claro que os custos operacionais e os de recrutamento são reduzidos ao máximo.
Outro ponto a considerar é que ao contratar um serviço de BPO Financeiro os profissionais que executarão as tarefas serão altamente capacitados. Um Outsourcing garantirá tempos de resposta rápidos a preços muito mais acessíveis.
6. Desvantagens do BPO
Os pontos negativos de um serviço de Business Process Outsourcing são:
- Embora a terceirização seja considerada rentável, podem existir alguns custos. Então, para não ser pego de surpresa, verifique tudo que o contrato do serviço inclui.
- Atender cada empresa com todas as suas particularidades, torna o processo custoso para a empresa de BPO. Apesar da maioria das empresas respeitarem as particularidades dos seus clientes, o processo é padrão para todas.
- Por mais que a empresa de BPO tenha especialistas feras do mercado, eles não dominam o seu negócio, por isso, mantenha a comunicação sempre assertiva do que está acontecendo na empresa.
- No BPO os terceirizados são responsáveis por áreas funcionais maiores e têm acesso a dados importantíssimos. Esta preocupação é um dos fatores que mais pesam contra esse tipo de terceirização, uma vez que, se o Outsourcing acabar se mostrando não confiável, dados cruciais para a empresa poderão vazar.
Concluindo
Ter um departamento financeiro terceirizado pode ser a solução para quem não quer ter uma despesa com pessoal e deseja focar na atividade fim da sua empresa.
Conhecemos a história de Zito e vimos que ele optou por terceirizar os serviços financeiros da sua empresa. Assim como ele, você também pode fazer essa opção, pois certamente estará ganhando em eficiência e eficácia, pois o retorno em termos de informação para tomada de decisões por parte dos gestores é incalculáveis.
Claro, que para tudo existem suas vantagens e desvantagens. O BPO financeiro não é diferente. Analise as apresentadas acima e tire as suas conclusões.
Com certeza você vai chegar a conclusão que BPO Financeiro é uma excelente opção para empresas que não estão no momento de investir em uma área de finanças completa, mas que precisam da expertise de profissionais qualificados em um gerenciamento mais estratégico.
